Hoe realiseer je een werkplek die je organisatiedoelstelling ondersteunt?

1 mei 2018

Organisaties missen nog steeds volop kansen wanneer het gaat om het inrichten van een werkomgeving die hun organisatiedoelstelling ondersteunt. Toch verwachten zowel werkgevers als werknemers steeds meer van hun werkplek. Wat doet het met medewerkers om in een inspirerende werkomgeving te werken en hoe realiseer je de ideale werkplek?

Onderzoek wijst uit: goed interieurdesign stimuleert innovatie, creativiteit en prestatie

“First we shape our buildings, thereafter they shape us”: deze quote van Winston Churchill uit 1944 onderstreept hoe ons gedrag mede wordt bepaald door onze werkomgeving. TNO  benadrukte eind vorige eeuw al dat, om tot betere prestaties te komen, bedrijven een evenwicht moeten zoeken tussen organisatie, technologie en de mens. In dit licht gezien is het ontstellend dat maar liefst 44% van de werknemers zegt dat hun werkomgeving hen niet ondersteunt bij het uitvoeren van hun taken (Leesman, 2017) en 64% negatieve gevoelens heeft over hun werkplek (Censuswide, 2016).

Toch toont het langlopende Workplace survey van Amerikaans architectenbureau Gensler aan dat goed interieur design de innovatie en creativiteit van organisaties stimuleert. Onderzoek van Ipsos  in opdracht van Steelcase vult aan: werknemers die tevreden zijn over hun omgeving, voelen zich het meest betrokken bij hun werk. De Universiteit van Twente en CBRE wisten er zelfs een cijfer op te plakken: mensen presteren gemiddeld 10% beter in een gezonde, inspirerende werkomgeving.

Holistische visie, aandacht voor het individu

Steeds meer beseffen organisaties dat een holistische benadering nodig is om een werkomgeving te creëren die mensen toelaat het beste uit zichzelf te halen en de organisatiedoelstellingen te realiseren. In de ideale werkplek vormen fysieke, sociale en psychologische aspecten één samenspel. Daarbij is het essentieel te beseffen dat werknemers individuen zijn, elk met hun eigen wensen, taken en ontwikkeling. Zowel Leesman als Gensler tonen in hun onderzoeken aan dat de meest succesvolle organisaties en interieurprojecten diegene zijn die het individu centraal stellen in een oplossing die beantwoordt aan hun dagelijkse noden.

De ideale werkplek in de praktijk: hoe pak je het aan?

Al dat onderzoek zou ontmoedigend werken, als ze niet ook concrete handvatten zouden aanreiken:

1.   Neem data driven besluiten met een werkplek analyse

Het individu centraal stellen bereik je door een typische dag van een werknemer in kaart te brengen en aan de hand van dat ritme per functiegroep te bekijken aan welke bouwstenen in de inrichting behoefte is.

Work People Analytics  gebruikt bijvoorbeeld een organisatiebreed survey en interviews om inzichtelijk te maken wat de individuele behoeften zijn en hoe zich dat vertaalt naar welke en hoeveel ruimtes (vergaderzalen, stilteplekken, flexbureaus, …) je nodig hebt. Een andere methode die je kan gebruiken, is om in focusgroepen mensen foto’s mee te laten nemen van plekken in de werkomgeving waar ze trots op zijn en die waar ze zich voor schamen. Dit levert vaak interessante inzichten op hoe verschillend mensen de ruimte en het interieur ervaren.

2.   Stem de inrichting af op de cultuur en kernwaarden van je organisatie

Steeds vaker zien mensen hun werkplek als een soort clubhuis, een plek waar je anderen ontmoet. Belangrijk is dan ook dat juist hier de cultuur en kernwaarden van je organisatie werkelijk beleefd worden. Hoe vertalen deze zich in het design? Transparantie kan beleefd worden in een open office, maar ook door doorkijkjes te realiseren. Betekent modern vooral strakke meubels, of juist hippe kleuren? Breng eens een bezoekje aan ons Belevingscentrum : hier heb je de mogelijkheid verschillende interieuropties naast je kernwaarden te leggen.

3.   Zorg voor draagvlak

Het kwam eerder al aan bod: werknemers die tevreden zijn over hun werkomgeving, voelen zich meer betrokken bij hun werk. Een maximaal draagvlak creëren is dus in het belang van de hele organisatie en zou niet moeten stoppen na het eerste onderzoek. Toets ook de resultaten intern en biedt oplossingen die de keuzevrijheid, ownership en verbondenheid van werknemers stimuleert.

4.   Realiseer een balans tussen focus en samenwerken

Uit het onderzoek van Gensler blijkt dat de meest innovatieve bedrijven 5x zo vaak werkplekken hebben die zowel het individuele als in groepsverband werken ondersteunen. De moderne kantoorwerker wordt immers geconfronteerd met een aanhoudende stroom aan input via een veelheid aan kanalen (e-mail, social, collega’s, …), maar heeft ook een grotere behoefte aan samenwerking. Zorg dus voor een werkplek waar de keuze tussen verschillende ruimtes een balans tussen focus en samenwerken mogelijk maakt. Denk bijvoorbeeld aan kleine en grote vergaderzalen, plekken waar informele interactie mogelijk is, stilteplekken of individuele focus-ruimtes.

5.   Ondersteun werknemers met up-to-date technologie

In het onderzoek dat Censuswide uitvoerde namens Sharp werd duidelijk dat een derde van alle Europese medewerkers gedemotiveerd is door het gebruik van verouderde technologie. De gemiddelde werknemer voelt zich 3 keer per dag gefrustreerd door de techniek. Voor je organisatie is het daarom belangrijk niet achter te blijven wanneer het om technologische ontwikkelingen gaat.

6.   Volg de Masterclass ‘Bouwstenen voor de ideale werkomgeving’

Wil je meer weten over dit onderwerp? In samenwerking met F-Academy en Ucility organiseert Rever de Masterclass ‘Bouwstenen voor de ideale werkomgeving’. In ons belevingscentrum, en met onze eigen Ruben van der Horst als een van de docenten, verdiep je je in de vraag hoe medewerkers positief te beïnvloeden door de inrichting van de werkplek.

Neem contact op!