Een werkomgeving die past bij de gebruikers en de manier van werken, dat is de wens van iedere organisatie. De basis hiervoor is het achterhalen van de juiste informatie en dit vervolgens ruimtelijk te vertalen. In een tijd waarin veel data verzameld wordt en feitelijke onderbouwing vaak de standaard is, zien wij Evidence Based Office Design als grote meerwaarde voor het succes en slagen van een nieuwe werkomgeving. Lees in dit artikel wat dit inhoudt en hoe we dit toepassen in onze interieurprojecten.
Wat is Evidence Based Office Design?
De ontwerpkeuzes van een Evidence Based Office zijn gebaseerd op betrouwbare kennis en informatie. De data en informatie uit een onderzoek onder medewerkers waarvoor een nieuwe huisvesting gewenst is, analyseren we en vertalen we naar een Programma van Eisen. Hierin worden de uitgangspunten voor de toekomstige huisvesting benoemd. De uitkomsten uit het onderzoek vormen samen met het PvE de basis voor het ontwerp van de nieuwe werkomgeving.
Hoe halen we data en informatie op?
Data en informatie halen we op middels een gestructureerd online surveyonderzoek onder de medewerkers van een organisatie. De uitkomsten geven inzicht in de manier van werken van de verschillende functies/afdelingen binnen de organisatie en de behoeftes die daarbij horen. Een onderzoek onder de gehele organisatie zorgt ervoor dat we een objectief beeld krijgen per afdeling, locatie of bijvoorbeeld leeftijdsgroep. Het onderzoek bestaat uit een aantal categorieën of modules:
- Gedrag: het achterhalen van de werkdynamiek en de activiteitenpatronen van de organisatie in zijn geheel en/of per team.
- Netwerk: Wat zijn de belangrijkste samenwerkingen binnen de organisatie? Welke teams werken er veel samen, welke minder?
- Cultuur: Hoe gaat de organisatie met elkaar om? Welke werkomgeving past bij de gewenste cultuur? Hoe zal de veranderende werkomgeving geadopteerd worden?
- Mobiliteit: Waar werkt men op kantoor? Hoeveel tijd spendeert men thuis of elders? Waar zou men in de toekomst willen werken?
- Omgeving: Welke elementen van de werkomgeving worden het meest of minst gewaardeerd? Hoe belangrijk vindt men deze elementen en waar zitten aandachtspunten?
- Werkomgeving: Welke werkplekken zijn er nodig en in welke mate? Verschillen deze behoeftes per team of locatie?
Binnen al deze categorieën/modules worden vragen gesteld, welke een samenhangend geheel vormen. Nadat medewerkers de vragenlijst hebben ingevuld, worden de resultaten verwerkt in een interactief dashboard. Tijdens een debriefing nemen wij organisaties mee in de bevindingen en de acties/aandachtspunten die hieruit voortkomen.
Conclusies trekken uit data
Pure data geeft inzichten, maar data krijgt pas echt betekenis als je hier nuttige conclusies aan koppelt. Vanuit het dashboard analyseren we de resultaten op diverse niveaus, zoals op organisatieniveau, per afdeling en team of per locatie. Dit verschilt per opdrachtgever.
De conclusies die we uit de resultaten halen, vormen de basis voor een interieurontwerp. Een greep uit de resultaten:
- We achterhalen de werkdynamiek en welke werkplektypologie hierbij past. Wat is de juiste verhouding?
- We krijgen inzicht in onderlinge relaties: welke afdelingen werken veel samen en moeten bij elkaar gepositioneerd worden?
- We creëren inzicht in het toekomstige thuiswerken, zodat we kunnen constateren hoeveel men daadwerkelijk thuis wil blijven werken.
- We ontdekken welke elementen in de huisvesting belangrijk zijn om te faciliteren of te verbeteren. Wat heeft meer prioriteit of behoeft meer aandacht?
(klik op de afbeelding voor een vergroting)
Vertaling naar ruimte
Nadat we de resultaten van het onderzoek geanalyseerd hebben gaan we aan de slag met de ruimtelijke vertaling. In een ruimteboek schetsen we een scenario met de benodigde werkplekken in aantallen en ruimte. Daarnaast geven we een indicatie van de benodigde kantooroppervlakte. Bepaalde resultaten zijn voor verschillende interpretaties vatbaar. Daarom creëren we met onze opdrachtgever meerdere ruimteboeken waar we verschillende scenario’s in tonen. We houden hierbij ook rekening met de toekomstvisie van de organisatie: wat wordt de functie van het kantoor en wordt er krimp of groei verwacht? Tevens kunnen we werken met verschillende mates van comfort. Wil je efficiënt omgaan met vierkante meters of de werkomgeving juist ruimer opzetten en specifieke ruimtes aanbieden? Uiteraard wordt er ook gekeken naar overige voorzieningen en faciliteiten die een werkomgeving nodig heeft, die niet uit de analyse naar voren zijn gekomen.
(klik op de afbeelding voor een vergroting)
Onze (interieur-)architecten en adviseur Facilitaire Samenwerking zorgen er gezamenlijk voor dat de informatie vertaald wordt naar het ontwerp voor een fysieke werkomgeving die past bij de opdrachtgever. Gedurende de verschillende ontwerpfases wordt de informatie uit het onderzoek toegepast en getoetst op het ontwerp.
Waarom is Evidence Based Office Design juist nu extra van belang?
De coronacrisis heeft ervoor gezorgd dat veel organisaties anders zijn gaan kijken naar hun huisvesting. Door het vele thuiswerken zijn de behoeftes van medewerkers veranderd en zijn er misschien wel nieuwe behoeftes ontstaan. Hoe gaat de toekomstige situatie eruit zien na deze crisis? Het antwoord hierop is nog onduidelijk en voor veel organisaties verschillend. Om deze reden hebben organisaties behoefte aan inzichten en onderbouwde adviezen voordat zij beslissingen nemen over hun huisvesting. Bovendien zijn veel organisaties momenteel bezig met het creëren van een nieuw beleid omtrent thuiswerken en de bijbehorende voorzieningen. Deze Evidence Based aanpak biedt inzicht in de thuiswerkbehoefte van medewerkers en de faciliteiten die zij hierbij nodig achten.
Inzicht, dat is waar het om draait. Geen aannames meer, maar huisvestingskeuzes kunnen maken gebaseerd op onderzoek. En bovenal: een werkomgeving die past!
Wanneer kun je deze methode toepassen?
Op een Evidence Based manier naar huisvesting kijken kan enorm helpen bij het creëren van een Programma van Eisen voor een huisvestingsproject en een bijbehorend interieurontwerp. Voor sommige organisaties is dat nog een stap te ver. Daarom kun je deze methode ook vanuit andere invalshoeken gebruiken. Een aantal voorbeeldcases wanneer en hoe je dit toe kunt passen:
- Blijven of verhuizen? De huurtermijn loopt binnenkort af. Dat is het moment dat organisaties gaan nadenken over de toekomst van hun huisvesting. Op dat moment kan onze analyse ondersteunen bij het onderzoeken van de huisvestingsbehoefte en de vertaling naar ruimte. Hoeveel ruimte hebben we nodig? Blijven we of gaan we verhuizen?
- Ontevredenheid over manier van werken. Waarover is men wel of juist niet tevreden binnen de werkomgeving? En hoe belangrijk vindt men dit? Oftewel: waar zitten de knelpunten/aandachtspunten in de huidige huisvesting?
- Efficiënter huisvesten. Kan een organisatie meer met haar huisvesting als ze anders gaat werken of meer gaat focussen op activiteit gerelateerd werken? Zijn er wellicht minder of andere soorten werkplekken nodig?
- Organisatieveranderingen.Veranderingen in de organisatie hebben vaak automatisch gevolgen voor de huisvesting. Andere teams, een nieuwe manier van werken, een vernieuwde positionering: allemaal dingen die kunnen leiden tot een mismatch in de huisvesting.
Het onderzoeken van de manier van werken en de onderliggende behoeftes kan dus veel nuttige informatie naar voren brengen die doorslaggevend kan zijn bij het maken van belangrijke bedrijfsbeslissingen.
Een werkomgeving continu passend houden
Door gedurende de gebruiksfase van een werkomgeving regelmatig onderzoek te doen naar de behoeftes en ervaring van de gebruikers wordt een werkomgeving gemonitord op de aansluiting op de manier van werken. Eventuele bijsturing is dat eenvoudig te realiseren. Dit is een belangrijk onderdeel van de Facilitaire Samenwerking die wij aangaan met onze opdrachtgever na oplevering van een project. Meer hierover lees je in het artikel: Een facilitaire samenwerking: wat houdt dat in?
Meer weten over Evidence Based Office Design?
Wil je meer weten over Evidence Based Office Design, de mogelijkheden van deze methode en hoe wij jouw organisatie kunnen helpen om dit toe te passen? Neem dan contact op met Jamie Douw (Adviseur Facilitaire Samenwerking) op 06 – 11 80 83 45 of via jamie.douw@rever.nl.
Geraadpleegde bronnen: omgevingspsycholoog.nl, wpa.works, husite.nl, egm.nl.
